Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, sự bùng nổ của công nghệ thông tin và dịch chuyển lao động toàn cầu, hình thức ký hợp đồng điện tử đang là sự lựa chọn hàng đầu của phần lớn doanh nghiệp thức thời mong muốn tối ưu hiệu quả giao dịch. Vậy hình thức ký điện tử này có lợi như thế nào đối với các chủ doanh nghiệp?
1. Doanh nghiệp được lợi gì khi ký hợp đồng điện tử?
Ký hợp đồng điện tử yêu cầu 2 bên giao kết phải sử dụng hợp đồng điện tử và chữ ký số để giao dịch trên môi trường internet. Để giao kết hợp đồng điện tử, các bên tham gia sẽ sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình ký kết. Khi đó, văn bản thỏa thuận dưới dạng thông điệp dữ liệu được công nhận giá trị về mặt pháp lý tương đương với hợp đồng ký kết theo phương thức truyền thống.
Tuy nhiên, khác với hợp đồng truyền thống, thay vì phải trực tiếp ký kết hợp đồng giấy bằng tay, các bên tham gia hoàn toàn có thể ký ở 2 địa điểm riêng biệt, cách xa nhau mà vẫn đảm bảo hợp đồng được xác thực và thiết lập một cách an toàn. Hai bên có thể gửi hợp đồng thông qua mạng internet và ký số từ xa bằng chữ ký số được cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng trong trường hợp không thể gặp mặt trực tiếp để thực hiện giao dịch.
Việc ký kết hợp đồng điện tử như vậy có ưu điểm lớn là tạo điều kiện cho các chủ doanh nghiệp ký các loại hợp đồng giao dịch một cách thuận lợi và linh hoạt hơn. Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, sự bùng nổ của công nghệ thông tin và dịch chuyển lao động toàn cầu, hình thức giao kết hợp đồng điện tử có thể giải quyết gọn gàng các vấn đề về khoảng cách địa lý cũng như thời gian ký kết. Việc này giúp tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức cũng như chi phí di chuyển của cả 2 bên mà vẫn đảm bảo thỏa thuận được thiết lập một cách trọn vẹn.
2. Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử như thế nào?
Trước khi có thể thực hiện ký số, người ký cần trang bị cho mình một loại chữ ký số phù hợp, có khả năng đáp ứng nhu cầu ký số từ xa mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, người ký cũng nên xem xét các tiêu chí xác định một đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín để “chọn mặt gửi vàng”. Bởi đây là nơi chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc vận hành chữ ký số cũng như quản lý chứng thư số hợp pháp của doanh nghiệp/cá nhân. Việc chữ ký số có hoạt động tốt hoặc đảm bảo đầy đủ điều kiện pháp lý để ký hợp đồng điện tử hay không phụ thuộc hoàn toàn vào các đơn vị này. Do đó, để đảm bảo lựa chọn được loại chữ ký số tốt nhất để ký hợp đồng, người dùng nên trang bị cho mình những thông tin, kiến thức nhất định về chữ ký số cũng như những quy định về giao dịch trong môi trường điện tử để tránh trường hợp đặt niềm tin nhầm chỗ.
Hiện nay có 2 phương thức phổ biến nhất để ký số hợp đồng điện tử, đó là sử dụng chữ ký scan và chữ ký số. Cách thức ký của mỗi loại như sau:
- Chữ ký scan:
Với loại chữ ký này, người ký có thể ký trực tiếp trên văn bản giấy của hợp đồng rồi chuyển thể thành văn bản điện tử bằng cách scan trên điện thoại. Hoặc người ký có thể chèn chữ ký tay đã được scan của mình lên văn bản điện tử bằng cách sử dụng Word (Xem hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY). Đây là cách ký tương đối thủ công và có phần rườm rà nếu số lượng văn bản phải ký nhiều, mất nhiều thời gian và công sức scan và chèn lần lượt từng hợp đồng. Ngoài ra, loại chữ ký này còn dễ bị giả mạo do chưa được pháp luật công nhận giá trị tương đương với chữ ký thật bằng tay, vì vậy tiềm ẩn khá nhiều rủi ro gian lận thương mại nếu ký số theo hình thức này.
Chữ ký số USB token:
Với loại chữ ký này, các bên tham gia sẽ sử dụng một thiết bị vật lý USB token được cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng để tạo chữ ký số. Thao tác ký cũng vô cùng đơn giản và nhanh chóng, chỉ mất một vài giây để hoàn tất việc ký hợp đồng. Ưu điểm của loại chữ ký này là người ký sở hữu 1 mã PIN duy nhất có khả năng xác thực lệnh ký số, nếu không có mã PIN thì không thể ký được. Đặc biệt, chữ ký số điện tử cũng đã được pháp luật công nhận tính pháp lý và có giá trị tương đương với chữ ký tay. Vì vậy phương thức ký này tuyệt đối an toàn để ký kết hợp đồng, không lo khả năng bị giả mạo.
Như vậy, có thể thấy ký hợp đồng điện tử không chỉ có lợi cho doanh nghiệp về mặt giao dịch, giúp 2 bên đạt được thỏa thuận mong muốn, mà còn có lợi về mặt thời gian, không gian cũng như chi phí. Việc sử dụng chữ ký số từ xa trong ký kết hợp đồng cũng vô cùng đơn giản, tiện lợi, đảm bảo an toàn bảo mật thông tin lẫn an toàn pháp lý. Với những lý do đó, doanh nghiệp nên khẩn trương áp dụng hình thức ký kết hợp đồng mới này và trang bị cho mình chữ ký số để không chỉ ký hợp đồng mà còn ký được mọi loại văn bản, tài liệu, chứng từ mọi lúc mọi nơi.
>> Có những loại hợp đồng điện tử nào? Các loại Hợp đồng điện tử thông dụng hiện nay